Bokföring

I bokföringsdelen registrerar du verifikationer, sköter kontoplanen och hanterar räkenskapsår.

Grundinställningar

Bokföringsmetod

Economydesk stöder två metoder:

Faktureringsmetoden: Du bokför fakturan när den skapas eller kommer in, och betalningen när den sker. Varje affärshändelse ger alltså två bokföringar. Kund- och leverantörsfakturor hamnar i reskontran i väntan på betalning.
Kontantmetoden: Du bokför först när betalningen sker. Metoden får användas av mindre verksamheter enligt Bokföringslagen. Obetalda fakturor bokförs inte löpande, men måste bokföras vid räkenskapsårets slut.

Metoden ställs in per företag i företagsinställningarna. Byt inte metod mitt i ett räkenskapsår utan att först stämma av med din revisor.

Räkenskapsår

Varje företag har ett eller flera räkenskapsår med start- och slutdatum. Ett räkenskapsår är utgångspunkt för kontoplanen, rapporterna och bokslutet.

Ett räkenskapsår kan låsas när det är färdigbokfört. Försöker du bokföra på ett låst år får du meddelandet ”Räkenskapsåret är låst”. Lås upp året — eller bokför på rätt år — för att komma vidare.

Kontoplan

Kontoplanen är knuten till räkenskapsåret. Det betyder att du kan ändra kontoplanen mellan år utan att röra historiken.

Kontoplanen kommer på plats på ett av tre sätt:

Den följer med när du importerar en SIE4-fil från ett tidigare program.
Den skapas från en standardkontoplan när företaget läggs upp.
Du lägger upp konton själv.

Försöker du bokföra på ett konto som inte finns får du meddelandet ”Kontot finns inte i kontoplanen”. Lägg då till kontot i kontoplanen för det aktuella räkenskapsåret.

Verifikationer

En verifikation är en bokförd affärshändelse. Den består av ett verifikationsnummer, ett datum, en beskrivning och minst två verifikationsrader.

Verifikationsserier

Verifikationer numreras i serier. Varje serie har en bokstavskod och en löpande numrering, till exempel A1, A2, A3. Vilka serier som finns ställs in per företag och räkenskapsår.

Serier används för att hålla isär olika typer av händelser — exempelvis en serie för kundfakturor, en för leverantörsfakturor och en för kontoutdrag.

Saknas en serie får du meddelandet ”Verifikationsserie saknas”. Lägg då upp serien i inställningarna för räkenskapsåret.

Skapa en verifikation

Välj Ny verifikation.
Ange datum och beskrivning.
Välj verifikationsserie.
Lägg till rader med konto, debet och kredit.
Spara.

Viktigt

Summan av debet måste vara exakt lika med summan av kredit. Balanserar den inte får du meddelandet ”Verifikationen balanserar inte” och verifikationen sparas inte.

Andra vanliga meddelanden vid sparande:

”Verifikationsrader saknas” — en verifikation måste ha minst två rader.
”Kontot ligger utanför kontoplanen” — kontonumret finns inte i räkenskapsårets kontoplan.

Rätta en verifikation

En bokförd verifikation ska inte ändras i efterhand. Har du bokfört fel gör du en rättelseverifikation som tar bort effekten av den felaktiga, och bokför sedan rätt. Så kräver Bokföringslagen, och så blir det spårbart vad som har hänt.

Koppla dokument till verifikationen

Underlag — fakturor, kvitton, kontoutdrag — laddar du upp i Filtolk och kopplas till verifikationen. Då har du verifikatet arkiverat digitalt tillsammans med bokföringen. Se Importera dokument (Filtolk).

Bokföra från kontoutdrag

Importerar du ett kontoutdrag från banken kan Economydesk föreslå kontering för varje transaktion, utifrån hur du har bokfört liknande händelser tidigare och utifrån vilka obetalda fakturor som finns i reskontran.

Anteckning

Förslagen är just förslag. Du ansvarar själv för att konteringen blir rätt. Granska alltid ett förslag innan du bokför det.

Moms

Momsrapporten summerar utgående och ingående moms för en period och visar vad som ska betalas in eller fås tillbaka. Rapporten är uppställd efter fälten i Skatteverkets momsdeklaration, till exempel:

Momspliktig försäljning 25 %, 12 % och 6 % (fält 05)
Momspliktiga uttag (fält 06)
Moms att betala eller få tillbaka (fält 49)

När du har stämt av perioden kan du bokföra momsrapporten. Då skapas en verifikation som för över momsen till momsredovisningskontot. Programmet bekräftar med ”Momsrapport bokförd!”.

Se Rapporter för övriga rapporter.