Importera dokument (Filtolk)

Med Filtolk laddar du upp leverantörsfakturor, kvitton och kontoutdrag till Economydesk. Dokumenten arkiveras digitalt och kopplas ihop med reskontra och bokföring.

Sidan heter Importera dokument i programmet och kräver licensen Filtolk.

Ladda upp

Det finns två sätt att få in ett dokument:

Ladda upp filer: Dra filerna till uppladdningsytan, eller klicka för att välja dem. Du kan ladda upp flera filer samtidigt.
Ta bild: På mobil och surfplatta öppnar knappen kameran direkt. Fotografera kvittot så laddas det upp på en gång. Praktiskt att göra i samma stund som du får kvittot, i stället för att samla en hög i plånboken.

Om samma fil redan finns i företaget varnar programmet med ”Den här filen verkar redan vara importerad.” så att du inte bokför samma underlag två gånger.

Inkorg och Bearbetade

Dokumenten ligger i två listor:

Inkorg: Uppladdade dokument som ännu inte är färdigbehandlade.
Bearbetade: Dokument som är klara och bokförda.

Du kan sortera listan efter ankomst, datum eller namn, stigande eller fallande.

Behandla ett dokument

Välj ett dokument i listan. Till höger visas en förhandsvisning och ett formulär med dokumentets uppgifter, grupperat i avsnitt:

Dokument

Välj dokumenttyp:

Typ	Används för
Faktura	Leverantörsfaktura du har fått.
Kvitto	Kvitto på ett inköp.
Kreditfaktura	Kreditering från en leverantör.
Lön	Löneunderlag.
Verifikat för intäkt	Underlag för en intäkt.
Annat dokument	Övriga underlag som ska arkiveras.

Här anger du även fakturanummer och beskrivning.

Motpart

Välj leverantör eller kund ur listan, eller skriv in uppgifterna direkt. Har leverantören sparade standardvärden — valuta, betalningsvillkor, momssats, standardkonto — fylls fälten i automatiskt när du väljer leverantören.

Belopp

Ange datum, förfallodatum och eventuellt betaldatum, samt belopp att betala, belopp exklusive moms och valuta.

Moms

Välj momstyp:

Normal — vanlig svensk moms.
EU-inköp — inköp från annat EU-land.
Omvänd moms — omvänd betalningsskyldighet, till exempel inom bygg.

Du kan lägga till flera momssatser på samma dokument när fakturan innehåller varor med olika momssats. Programmet summerar netto och moms åt dig.

Bokföring

Här väljer du:

Bokföringskonto — kontot som kostnaden eller intäkten bokförs på.
Motkonto (betalning) — kontot pengarna går från eller till.
Momskonto.

Anteckning

Står det ”Ingen kontoplan för räkenskapsåret.” saknas kontoplan för det år dokumentets datum ligger i. Lägg upp kontoplanen först. Se Bokföring.

Spara

Klicka Spara. När verifikationen har skapats bekräftar programmet med ”Verifikationen sparades!”.

Har du många dokument att gå igenom kan du kryssa i Gå till nästa efter spara, så hoppar programmet vidare till nästa dokument automatiskt. Du kan också bläddra manuellt med Föregående dokument och Nästa dokument.

Utkast sparas löpande medan du fyller i formuläret, så du inte tappar arbete om något avbryts.

Importera kontoutdrag

Kontoutdrag laddas upp på samma sätt som övriga dokument, men behandlas i visarpanelen med Importera kontoutdrag.

Economydesk känner igen filen automatiskt och visar vad den har identifierats som. Följande format stöds:

Källa	Kommentar
Nordea	Aktuellt format samt äldre versioner.
SEB	Aktuellt format samt äldre versioner.
Avanza	Aktuellt format samt äldre version.
Skatteverket	Transaktioner på skattekontot, aktuellt och äldre format.

Välj Från konto — vilket bokföringskonto utdraget kommer ifrån — och importera. Därefter kan du bokföra transaktionerna, med konteringsförslag som stöd.

Anteckning

Får du meddelandet ”Okänd filtyp” är filen inte i ett format som programmet känner igen. Kontrollera att du har exporterat rätt filtyp från banken, och att filen inte har öppnats och sparats om i ett annat program först. Hör av dig till supporten med filen om den kommer från en bank i listan ovan.

Radera och ladda ner

Du kan ladda ner originalfilen, eller radera ett dokument som har hamnat fel. Programmet frågar först: ”Är du säker på att du vill radera dokumentet?”.

Varning

Radera aldrig ett dokument som redan ligger som underlag till en bokförd verifikation. Enligt Bokföringslagen ska verifikatet sparas i sju år.

Om sidan inte fungerar

Filtolk kräver JavaScript i webbläsaren. Är det avstängt visas en länk till den klassiska importsidan, som fungerar utan JavaScript men saknar kamerastöd och förhandsvisning.