Fakturering
I faktureringsdelen skapar du kundfakturor, hanterar kunder och leverantörer och följer upp betalningar. Delen kräver licensen Fakturering.
Innan du skapar din första faktura
Tre saker behöver vara på plats:
Företagsuppgifter — firma, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress och betalningsuppgifter (bankgiro, plusgiro, IBAN/BIC). De hamnar på fakturan, så fyll i dem noggrant.
Inställningar för fakturor — fakturanummerserie, standardvaluta, betalningsvillkor och dröjsmålsränta.
Minst en kund. Programmet påminner dig med ”Lägg till minst en kund innan du fortsätter” om kundregistret är tomt.
Kunder och leverantörer
Kunder är de du fakturerar. Under Visa företagets kunder lägger du upp namn, adress, organisationsnummer, kontaktperson och referens.
Leverantörer är de du köper av. Under Visa företagets leverantörer lägger du upp motsvarande uppgifter.
Tips
Sätt standardvärden på leverantören — valuta, betalningsvillkor, momssats, beskrivning och standardkonto. Då fylls fälten i automatiskt när du registrerar en leverantörsfaktura i Importera dokument (Filtolk), och du slipper skriva samma sak varje månad.
Skapa en kundfaktura
Välj Ny kundfaktura.
Fakturahuvud
Kund — välj ur kundregistret.
Fakturadatum och förfallodatum. Du kan ange antal dagar till förfall i stället för ett datum, så räknas förfallodatumet ut.
Er referens och Vår referens.
Ärende eller ärendenummer om du vill hänvisa till ett uppdrag.
Valuta och vid behov valutakurs.
Fakturarader
Varje rad har beskrivning, antal, á-pris och momssats. Programmet räknar ut radbelopp, nettobelopp, moms och summa att betala.
Du kan sätta moms per rad, vilket behövs när fakturan innehåller poster med olika momssats.
Fakturamall
Fakturans utseende styrs av en fakturamall. I mallen lägger du in företagets logotyp och anpassar layouten. Du kan ha flera mallar och välja mall per faktura.
Spara och skicka
När fakturan är sparad bekräftar programmet med ”Fakturan sparad!”. Därefter kan du skriva ut den eller skapa en PDF att skicka till kunden.
Kreditfaktura
Har du fakturerat fel skapar du en kreditfaktura i stället för att ändra eller radera originalet. Kreditfakturan hänvisar till ursprungsfakturan och tar bort dess effekt i bokföring och reskontra.
Det finns två vägar:
Skapa kreditfaktura — du väljer själv vilka rader och belopp som ska krediteras.
Skapa kreditfaktura direkt — hela fakturan krediteras.
Betalningar och uppföljning
I fakturalistan ser du status per faktura: Fakturan betald eller Fakturan EJ betald, med betalningsdatum när den är betald.
Du kan filtrera listan för att se:
ej bokförda fakturor,
slutbetalda fakturor,
registrerade betalningar,
en viss period.
Påminnelser
För förfallna fakturor kan du skapa en betalningspåminnelse. Påminnelsen listar de obetalda fakturorna och det förfallna beloppet, och innehåller standardtext om att dröjsmålsränta enligt räntelagen utgår från förfallodatum.
Det finns även stöd för automatiskt utskick av påminnelser via e-post.
Inkassokrav
Om påminnelsen inte hjälper kan du skapa ett inkassokrav med handläggare och kapitalbelopp, ränta och avgifter.
Orderbekräftelse
Utöver fakturor kan du skapa orderbekräftelser med ordernummer och orderdatum, som sedan kan följas av en faktura.
Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor registrerar du antingen direkt med Lägg in leverantörsfaktura, eller — enklare — genom att ladda upp fakturan i Filtolk och fylla i uppgifterna där. Se Importera dokument (Filtolk).
Reskontra
Obetalda fakturor ligger i reskontran:
Kundreskontra — vad dina kunder är skyldiga dig.
Leverantörsreskontra — vad du är skyldig dina leverantörer.
Båda finns som rapporter. Se Rapporter.
Anteckning
Reskontran fylls bara löpande om du bokför enligt Faktureringsmetoden. Använder du Kontantmetoden bokförs fakturan först vid betalning. Se Bokföring.